Apliquemos estos tips en nuestras oficinas , evitando tanto desperdicio y considerando que la impresión y fotocopiado son los principales consumos de papel en una oficina, por lo que cualquier medida de ahorro que establezcamos aquí será muy importante.
- Controle el número de copias e impresiones, estableciendo controles mensuales sobre el numero que se realizan.
Fotocopie e imprima a doble cara.- Asi se ahorra papel, gastos de copias, envíos y almacenamiento. Los documentos ocupan y pesan menos y son más cómodos de grapar y transportar. Algunas ocasiones es necesario fotocopiar o imprimir a una sola cara, pero la mayoría de las veces no. Siguiendo esta idea, podremos reducir un 20% el consumo del papel de una oficina.
IMPORTANTE: Informe a todos los usuarios la configuracion de estos equipos, para evitar despilfarro de papel por uso erróneo.
Ponga instrucciones en un cartel junto a la fotocopiadora.
Reduzca el tamaño de la imagen al fotocopiar: En la copiadoras reducir de tamaño A3 a A4.
- Elija el tamaño de letra y fuente.- Elije el tipo de letra más pequeño, y asi es posbile que ahorre muchas hojas. Puede trabajar en la pantalla del ordenador con un tamaño grande (ej.14 o 16) y una vez corregido, cambiarlo (10, 11 o 12).
- Elije las fuentes más pequeñas.- x ej. Times ocupa menos espacio que Arial.
- Configure las páginas.- Configura márgenes muy pequeños para imprimir borradores o documentos internos y auméntalos un poco cuando tengas que imprimir un informe definitiva, procurando siempre dejar el menor margen posible.
- Corrija en pantalla en lugar de en el papel. Pasa el corrector ortográfico y/o gramatical antes de imprimir. Anule opción de pruebas en impresoras
- Evitae copias innecesarias .- Colocando notas recordatorias en las pantallas de los ordenadores como:
¿Seguro/a que necesitas imprimir/copiar este documento?
¿Has comprobado cuantas copias necesitas?
¿Has revisado y corregido el documento antes de imprimirlo?
Piensa que cada copia/impresión nos cuesta X usd.
- Guarde archivos no impresos en ordenador.- No es necesario guardar copias en papel de todos los documentos e informes. Se pueden guardar en el disco duro, disquetes, CDs. Ademas ahorraras espacio de almacenamiento.
- No imprima los e-mails que recibas.- Se pueden leer en pantalla y guardar los que sean necesario en el propio ordenador como documento de texto para que ocupen menos espacio.
- Se pueden realizar pequeños cursos sobre el funcionamiento de las máquinas para todos los trabajadores, a cargo de los técnicos de las empresas proveedoras.
También deben conocer la asignación correcta de bandejas de fotocopiadoras e impresoras, las órdenes de impresión.
Se puede señalar en la pantalla de cada ordenador a través de una pegatina que especifiquen
- Tipos de papel en cada bandeja de la máquina impresora
- Nota recordatoria de eliminar portada y de imprimir a dos caras cuando sea posible
- Realizar un mantenimiento periódico de fotocopiadoras e impresoras
Los defectos de tonner o pequeños problemas de fotocopiadoras e impresoras ocasionan despilfarros importantes de papel. Es importante avisar a mantenimiento y a otros usuarios cuando una máquina no están en condiciones de trabajar hasta que se revisen.